Aprobación del reglamento organico del archivo general de la Nación

NORMAS SOBRE ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y DISPOSICIONES GENERALES TITULO I Reglamento Orgánico del Archivo General de la Nación Artículo 1º. El Archivo General de la Nación, creado por decreto de la Gobernación y Capitanía General del Estado de 5 de marzo de 1827 y cuya última reestructura institucional fuera realizada por la ley de 28 de octubre de 1926, es una dependencia del Ministerio de Educación y Cultura y tendrá los fines, cometidos y estructura establecidos en los capítulos siguientes.

CAPITULO I Fines Artículo 2º. El Archivo General de la Nación tiene por finalidad y principal cometido la custodia y conservación de la documentación pública y de la privada de propiedad nacional.

CAPITULO II Cometidos Artículo 3º. El Archivo General de la Nación tendrá como cometidos primordiales los siguientes: 1) Custodiar los documentos de la Nación como valores culturales; 2) Preservar los que integran su patrimonio como valores evidenciales y procurar la conservación técnica y la adecuada utilización del acervo documental de la Nación; 3) Incorporar a su acervo, por los medios legales, los documentos públicos y privados que tengan valor cultural para la Nación y que no sean necesarios para el trámite administrativo corriente; 4) Clasificar y catalogar los fondos documentales que formen su patrimonio; 5) Brindar a la consulta pública, difundir y publicar la documentación que custodia, con las restricciones que se establecen en el Manual de Organización y Funciones; 6) Organizar y mantener el catastro nacional de archivos públicos y privados; 7) Ofrecer un servicio de información para evacuar las consultas que se le formulen, acorde con la naturaleza de la Institución; 8) Impartir la enseñanza técnica de su competencia y difundir la importancia de la Institución como uno de los organismos del Estado de los que depende el desarrollo de los valores culturales de la Nación.

Art. 4º. Para el logro de los objetivos especificados en el artículo anterior el Archivo General de la Nación tiene a su cargo las siguientes funciones: 1) Asistir a los organismos del Estado en todo lo relacionado con archivología y transferencia de fondos documentales; 2) Requerir en otras Oficinas Públicas la documentación que no les sea necesaria para el trámite administrativo corriente de sus asuntos. La Oficina Pública requerida a estos efectos estará obligada a hacer entrega de dicha documentación en un plazo no mayor de treinta días; 3) Gestionar la incorporación de los Archivos Presidenciales y de los Consejeros Nacionales, Legisladores y demás gobernantes; 4) Incrementar las colecciones de sus Archivos Particulares promoviendo la incorporación de documentación de personalidades e Instituciones o Comisiones representativas; 5) Poseer la colección completa del "Diario Oficial", a cuyos efectos este organismo le remitirá gratuitamente tres ejemplares de cada número; 6) Poseer todas las publicaciones de Leyes, Decretos y Reglamentos de la Nación; los Organismos Públicos que los editen deberán enviar gratuitamente a la Institución dos ejemplares de cada publicación; 7) Coleccionar los Mensajes, Memorias y demás publicaciones del Poder Ejecutivo, de los Ministerios y sus dependencias, de los demás Poderes del Estado y de las Comisiones oficiales; los Organismos Públicos que los editen deberán enviar gratuitamente a la Institución dos ejemplares de cada publicación.

CAPITULO III Estructura Artículo 5º. El Archivo General de la Nación estará integrado por la Dirección, el Departamento Administrativo, el Departamento Técnico y el Departamento de Archivos, los que estarán subordinados a la Dirección.

Art. 6º. La Dirección estará integrada por un Director y un Subdirector y tendrá competencias administrativas, técnicas y docentes. El Director y el Subdirector, de común acuerdo, planificarán sus tareas y se dividirán sus competencias, teniendo en cuenta la jerarquía de una y otra autoridad.

Art. 7º. El Departamento Administrativo estará integrado por las siguientes Secciones cuyas funciones se especificarán en el Manual de Organización y Funciones: Secretaría Administrativa, Contaduría, Tesorería e Intendencia.

Art. 8º. El Departamento Técnico estará integrado por las siguientes Secciones cuyas funciones se especificarán en el Manual de Organización y Funciones: Investigación y Transcripción de Documentos: Accesión, Clasificación y Catalogación de Archivos y Revisión de los Fondos Documentales, Restauración y Encuadernación de Documentos; Publicaciones; Reprográficas; y Biblioteca y Hemeroteca.

Art. 9º. El Departamento de Archivos estará integrado por las respectivas Secciones de Archivos (Administrativos, Judiciales, Gráficos, de Monumentos Históricos, Particulares, etc.) y cuyas funciones se especificarán en el Manual de Organización y Funciones. Cada Sección de Archivo estará constituida por una Secretaría, una Sala de Indices, una Sala de Consultas y los Repositorios.

TITULO II Normas sobre Administración Documental CAPITULO I De la documentación oficial Artículo 10º. El envío al Archivo General de la Nación por parte de las Oficinas del Estado, de la documentación que no sea necesaria para el trámite administrativo corriente de asuntos, a la que se refieren el artículo 1º de la ley 8.015 y el numeral 2) del artículo 4º del precedente Reglamento Orgánico se realizará en forma ordenada, acompañando inventario por cuadruplicado de lo remitido, y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 11º. Toda documentación original con una antigüedad que no exceda de treinta años a al fecha de recepción, por parte del Archivo General de la Nación, de la solicitud de su remisión a las Oficinas del Estado, será entregada en las siguientes condiciones: 1) Mediante recibo extendido en el Registro respectivo, de acuerdo con lo que se establece en el Manual de Organización y Funciones de la Institución; 2) El documento deberá ser restituido al Archivo General de la Nación dentro de los 180 días a contar desde la fecha en que es recibido. Si fuera necesario un mayor plazo, deberá remitirse al Archivo General de la Nación un oficio solicitándolo, pero este nuevo plazo no podrá exceder de otros 180 días; 3) La Oficina recepcionante no podrá entregar a los particulares, bajo ningún concepto, el documento que el Archivo General de la Nación le hubiere cedido.

Art. 12º. Toda documentación original con treinta o más años de antigüedad a la fecha de recepción, por parte del Archivo General de la Nación, de la solicitud de su remisión a las Oficinas del Estado, no podrá ser entregada bajo ningún concepto, con la excepción prevista en el artículo 13. A pedido escrito de la Oficina respectiva o de parte interesada, la Dirección del Archivo General de la Nación certificará una copia o fotorreproducción del documento original, cuyo costo será de cargo de la Oficina o de la parte interesada solicitantes.

Art. 13º. Se podrá enviar a las Oficinas del Estado que la hayan solicitado por escrito, la documentación administrativa que exceda de treinta años de antigüedad hasta un límite de cincuenta años a la fecha de recepción de la solicitud de su remisión, sólo en aquellos casos en que se requiera para tramitar expedientes jubilatorios y cuando no revista carácter histórico o sea de interés cultural relevante. La remisión se hará en las condiciones establecidas en el artículo 11.

Art. 14º. Sólo por razones fundadas, dando cuenta de inmediato al Ministerio de Educación y Cultura, la Dirección del Archivo General de la Nación podrá denegar el envío de documentación no comprendida en los casos previstos en los artículos 12 y 13 o la prórroga del plazo de tenencia de la documentación ya cedida, que se hayan solicitado por parte de las Oficinas Públicas.

Art. 15º. Para establecer el límite de antigüedad en caso de expedientes que contienen documentación con distintas fechas, especialmente a los efectos de lo previsto en los artículos 11, 12 y 13 de estas disposiciones se tomará como fecha límite, la del trámite que decretó su archivo o, en su defecto, la del último trámite que hubiese tenido el expediente. Si existiese más de una providencia decretando su archivo, se tomará la fecha de la primera de ellas.

Art. 16º. Los Juzgados radicados en Montevideo, los Tribunales de Apelaciones y la Suprema Corte de Justicia, en los casos en que deban retirar documentos custodiados en la Sección Archivos Judiciales del Archivo General de la Nación, los solicitarán remitiendo un oficio directamente a la Dirección de esta Oficina. Dicha documentación se entregará en esa Sección, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 y en forma personal al funcionario judicial debidamente autorizado por escrito por la autoridad competente. Los documentos entregados, deberán ser reintegrados por el mismo procedimiento.

Art. 17º. Los Juzgados radicados en el interior del país que deban retirar documentos custodiados en la Sección Archivos Judiciales del Archivo General de la Nación, los solicitarán a la Suprema Corte de Justicia, que cursará el pedido directamente al Archivo General de la Nación. Los documentos judiciales se entregarán a este Poder, bajo recibo, en el que se anotará la fecha de su devolución cuando las piezas hayan sido reintegradas.

Art. 18º. Al efectuar la devolución de la documentación, la Oficina remitente deberá especificar en nota adjunta, el título o carátula del documento, su ubicación y la fecha en que lo había recibido.

Art. 19º. Sólo por mandato judicial, podrán desglosarse de los expedientes judiciales custodiados en el Archivo General de la Nación, los títulos de propiedad.

CAPITULO II De la Investigación y Consulta Artículo 20º. El acervo documental del Archivo General de la Nación, será de uso público. Cualquier persona podrá solicitar para su lectura y reproducción, la documentación custodiada, debiendo acatar estas disposiciones y las emanadas de la Dirección relativas a la concurrencia a los locales del Organismo y permanencia en la Sala de Consultas, así como también a la investigación y manejo de los documentos.

Art. 21º. En todos los casos en que la Dirección niegue el acceso a la documentación por tratarse de piezas frágiles que deben ser restauradas o por otras razones fundadas, se pondrá a disposición del consultante e investigador, la reproducción fiel de las mismas, debidamente certificada.

Art. 22º. Queda terminantemente prohibido: a) Ocultar o intentar ocultar, remover o intentar remover de su sitio, cualquier documento; b) Fumar, encender lumbre o alterar de cualquier modo el silencio en la Sala de Consultas; c) Escribir sobre los documentos, hacer marcas en ellos, mutilar, borrar, manchar, destruir, sacar calcos o intentar efectuar cualquier operación que afecte a la pieza.

Art. 23º. El permiso de investigación, podrá suspenderse o invalidarse por haber incurrido en cualquiera de las faltas previstas en el artículo anterior, sin perjuicio de las sanciones que corresponda aplicar como consecuencia del debido procedimiento penal o disciplinario.

Art. 24º. Para la investigación y consulta de los fondos reservados a que se refiere el artículo 32º, se elevará solicitud por escrito a la Dirección, estándose a lo dispuesto en el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 25º. Las investigaciones declaradas de Interés Nacional que se realicen en el Archivo General de la Nación, se regirán por las disposiciones del Manual de Organización y Funciones de la Institución.

CAPITULO III De la expedición de reproducciones y certificación de documentos Artículo 26º. La Dirección del Archivo General de la Nación, extenderá el certificado de autenticidad de la reproducción de los documentos existentes en ese Organismo que le sea solicitada por escrito por las Oficinas del Estado o por particulares interesados.

Art. 27º. La expedición de certificación de cualquier documento reservado, se regirá por lo dispuesto en el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 28º. En los casos en que la reproducción de documentos custodiados en el Archivo General de la Nación deba realizarse fuera de su sede, se seguirá el procedimiento indicado en el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 29º. En todos los casos en que los Organismos del Estado soliciten la expedición de copias, testimonios o certificaciones notariales de documentos custodiados en el Archivo General de la Nación, éstos deberán ser expedidos por el Escribano de la Institución o por el de la repartición solicitante, o en su defecto, por el Escribano de Gobierno y Hacienda o por un Escribano del Ministerio de Educación y Cultura, obrándose de acuerdo a las normas vigentes al respecto.

Art. 30º. En todos los casos en que sea necesaria la expedición a particulares de copias, testimonios o certificaciones notariales de documentos custodiados en el Archivo General de la Nación, deberá solicitarse la autorización respectiva a la Dirección del Organismo, la que sólo podrá denegarla por motivos fundados y dando cuenta de inmediato al Ministerio de Educación y Cultura.

CAPITULO IV Documentos en depósito Fondos reservados Artículo 31º. La Dirección del Archivo General de la Nación podrá disponer la recepción de documentos en depósito para custodia, los que, de acuerdo con el convenio establecido para su recepción, pasarán a ser propiedad del Estado en las condiciones que se estipule o serán retirados por su legítimo propietario una vez cumplido el plazo fijado. En este último caso, la Sección Accesión, Clasificación y Catalogación de Archivos y Revisión de Fondos Documentales llevará un "Registro de documentos en depósito" en el que se anotarán por orden cronológico dichos depósitos con especificación del nombre del depositante o entidad que hace la entrega, fecha de entrada, si se efectúa con inventario o sin él, estado de la documentación y número de piezas si la entrega se realiza en forma abierta.

Art. 32º. La declaración de reserva, parcial o total, de cualquier documento individualmente considerado, de un fondo documental o del archivo de una Institución, podrá ser realizada por el Poder Ejecutivo, por la Institución que remite la documentación, por el donante particular o por la Dirección del Archivo General de la Nación. Cuando la reserva es establecida por particulares, su término no podrá exceder los cincuenta años.

Art. 33º. Para la consulta de la documentación declarada fondo reservado por la Dirección del Archivo General de la Nación, se estará a lo que disponga el Manual de Organización y Funciones de la Institución. Para los demás casos de reserva, la consulta de la documentación o la expedición de copia o fotorreproducción de ella sólo podrá realizarse mediante resolución conjunta de quien haya establecido la reserva y del Director del Archivo General de la Nación.

TITULO III Disposiciones Generales Art. 34º. Ningún documento público o de propiedad nacional y que integre el patrimonio histórico, artístico y cultural de la Nación podrá ser destruido, con excepción de los casos expresamente previstos por la ley. Se procurará la restauración de todo documento deteriorado, lo que se gestionará por la Dirección del Archivo General de la Nación, de acuerdo con lo que prevea el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 35º. El cambio de destino, deterioro o destrucción por parte de un funcionario público, de un documento o de un archivo público, o que hayan adquirido carácter público por estar en posesión o custodia de cualquier repartición pública, se considerarán faltas graves, sin perjuicio de las sanciones penales y civiles que pudieran corresponder.

Art. 36º. Todos los funcionarios, consultantes o investigadores del Archivo General de la Nación tienen en todos los casos la obligación de dar cuenta a la Dirección de los deterioros que advierten en los manuscritos.

Art. 37º. Queda terminantemente prohibido sacar documentos de los locales del Archivo General de la Nación sin orden escrita de la Dirección, con excepción de los casos previstos en los artículos 11, 13, 16, 17 y 28 de estas disposiciones.

Art. 38º. Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a las presentes.

Art. 39º. La Dirección del Archivo General de la Nación planteará ante el Poder Ejecutivo, cuando lo considere necesario, la revisión de las presente normas, que podrán ser modificadas total o parcialmente. Dichas modificaciones deberán ser fundamentadas debidamente.