Procedimiento a seguir para la destrucción de determinados documentos. Historias clinicas

Autorízase dentro de los límites y en cumplimiento de los sistemas establecidos en el presente decreto a la destrucción de los documentos que se individualizarán.

Las distintas instituciones de asistencia médica - sean éstas públicas o privadas- podrán proceder a la destrucción de las historias clínicas de los pacientes en ellas atendidos cuando se den las condiciones exigidas por el presente decreto.

Cada institución llevará un archivo de historias clínicas activas y otro de historias clínicas pasivas. Se define a los efectos del presente decreto, la historia clínica activa como aquella que está en movimiento, con asentimientos periódicos, o que habiendo dejado de tenerlos no ha transcurrido un lapso de dos años en esa situación. Transcurrido ese período dicha historia clínica pasará a tener el carácter de historia clínica pasiva, y deberá disponerse su asentamiento en el registro de historias clínicas pasivas. (*)

Podrá procederse a la destrucción de las Historias Clínicas que hayan pasado al archivo correspondiente a las pasivas, cuando se encuentren en dicho estado de pasividad por un lapso mínimo de tres años, siempre que en forma previa se confeccionen una tarjeta fichero, la cual deberá resumir en forma breve y concisa aquellas circunstancias que se entiendan de importancia, tomando en consideración la enfermedad padecida y el tratamiento recibido por el paciente. Anotándose en forma explícita si las hubiere: descripciones operatorias, estudios anatomopatológicos e informes paraclínicos relevantes, como TAC, RMN u otros. (*)

Cada institución llevará un archivo independiente respecto de las mencionadas tarjetas-fichero, las cuales no podrán ser destruidas. (*)

Se habilita a la destrucción de aquellas historias clínicas que a la fecha de aprobación del presente decreto tengan cinco o más años de pasividad. En este último caso podrá procederse a la misma sin el cumplimiento del requisito previo de la confección de la tarjeta-fichero que por este intermedio se reglamenta. Aquellas historias clínicas que no estén en la situación prevista en el presente artículo, se regularán por los mecanismos establecidos en los artículos 3º, 4º y 5º del presente decreto.

Las historias clínicas originadas por parto normal y fallecimiento ocurrido por causas naturales, pueden ser destruidas de inmediato. Aquellas ocasionadas por el fallecimiento por causas traumáticas, podrán ser destruidas una vez transcurrido un plazo de dos años de producido el mismo. En todos estos casos deberá confeccionarse previamente a la destrucción la tarjeta-fichero establecida en el artículo 4º.

El Ministerio de Salud Pública podrá disponer la destrucción de los certificados de defunción y de nacido-muerto, que en cumplimiento de los decretos del Poder Ejecutivo, de 22 de mayo de 1942 y 753/979, de 14 de diciembre de 1979, se remiten a aquella Secretaría de Estado con el objeto de su registración.

Para poder llevar adelante la destrucción que se autoriza en el artículo que antecede, deberá tratarse de certificados de defunción recibidos por la repartición respectiva de dicho Ministerio con más de cinco años de antelación, y haberse confeccionado previamente el registro estadístico con los datos fundamentales que dicho documento contiene.

Se habilita - por esta sola vez y sin el requisito previo de la registración de que habla el artículo precedente - a proceder a la destrucción de dichos documentos sin cumplir con el requisito mencionado.

El procedimiento previsto en los artículos precedentes, podrá sustituirse por el de la microfilmación, fotodigital, escaneo u otro procedimiento de tecnología informática contemplado en Decreto del Poder Ejecutivo N° 396/03 de 30 de setiembre de 2003, el cual regula el uso de las Historias Clínicas Electrónicas.

Comuníquese, publíquese, etc.